Evidence členů dle nového Rejstříku sportu

Ahoj hráči a oddíly, čtěte pozorně.
 
Spustili jsme novou Evidenci členů. Jak už jsme párkrát avizovali, kvůli novému Rejstříku sportovních organizací, sportovců, trenérů a sportovních zařízení Ministerstva školství nyní musíme u všech hráčů evidovat více údajů než dosud. Je to podmínka ministerstva pro sportovní svazy, které chtějí žádat o dotace. Znamená to práci navíc, ale dotace se nově budou z velké míry rozdělovat podle počtu členů, což je pro nás pozitivní zpráva - teď dostáváme suverénně nejméně ze všech sportovních svazů, takže bychom si měli jedině polepšit.
Více sbíraných údajů ale také vyžaduje větší péči o jejich bezpečí. V tomto článku se dozvíte, co to pro vás znamená - pro tým, pro jednotlivce, pro asociaci.
 
Budete-li před Juniorským halovým mistrovstvím republiky zadávat do Evidence nové hráče, musíte u nich zadat všechny následující údaje: jméno, příjmení, datum narození, státní občanství, adresu trvalého pobytu (u cizinců místo pobytu v ČR). Tyto údaje se budou exportovat do Rejstříku, následně je bude MŠMT ověřovat přes Registr obyvatel – takže musí být naprosto správně.

Největší riziko vidíme ve správně zadané adrese. Prosíme vás, abyste ji a všechny ostatní údaje zadávali přesně. Ideálně podle toho, co má dotyčný na občance. Rejstřík je úplná novinka, zatím nevíme, jak přesně bude to ověřování přes Registr obyvatel fungovat, ale pokud se nám data vrátí jako chybná, budeme je muset individuálně řešit, psát vám o opravy, přepisovat, znova generovat databáze… a půjde o čas, který bychom my i vy mohli věnovat něčemu progresivnějšímu.

Jak s Evidencí a osobními údaji pracovat – pokyny pro pověřené osoby v oddílech:
Domluvte si v týmu, kdo bude mít tuto agendu na starosti. Tomu předejte tyto pokyny a přístup do Evidence členů – přihlašovací jméno a heslo. Ty musí dané pověřené osoby uchovávat v tajnosti – přístup do Evidence nemá být plošně k dispozici více členům vašeho týmu, než je pro fungování nutné.
Zjišťujte rovnou přesné údaje členů, nevyplňujte nesmysly s tím, že správné údaje doplníte později. Nepoužívejte středníky. Na vyplnění údajů u stávajících hráčů máte zatím dost času, můžete to dát dohromady během zimní sezóny. U nově zadaných vás to ale bez vyplněných všech údajů dál nepustí. Myslete také na to, že se lidé stěhují a občas se jim i mění příjmení, takže poučte hráče o tom, aby vám změny v údajích hlásili.
Pokud si chcete údaje členů zpracovávat v elektronické podobě i mimo Evidenci členů ČALD, je to možné jen s důslednou ochranou těchto údajů, úměrnou jejich významu. Je třeba především střežit elektronická zařízení, na kterých se osobní údaje nacházejí, před ztrátou a odcizením. Před prodejem či likvidací těchto zařízení je nutné z nich veškeré osobní údaje vymazat. Data byste neměli mít ani na G Suite (Google Disku), protože GDPR nařizuje mít data uchována v Evropské unii, což u běžných účtů gmail.com nemusí být zaručeno.

Pověřené osoby za jednotlivé oddíly mají v Evidenci přístup vždy pouze k údajům členů svého oddílu.

Pro lepší přehlednost jsou seznamy týmu v Evidenci nyní rozděleny na „aktivní v této sezóně“ a „všichni“. U kterých hráčů jsou již vyplněny všechny údaje? Po rozkliknutí týmu klikněte v liště vpravo nahoře na domeček a vedle hráčů, kteří jsou komplet, uvidíte zelené domečky.

K osobním údajům a nakládání s nimi – informace pro členy:
Údaje, které od členů sbíráme, evidujeme na základě právní povinnosti – jsou nezbytné pro fungování asociace a ukládá nám to §3a odst. 3 zákona 115/2001 o podpoře sportu. Tudíž není nutný jednoznačný souhlas každého člena, měli bychom ale všechny poučit o jejich právech, která jsou následující:
a) právo znát údaje, které o nich ČALD (prostřednictvím Evidence) vede,
b) právo na opravu, respektive doplnění osobních údajů,
c) právo na výmaz osobních údajů po ukončení členství formou anonymizace, ledaže má ve vztahu k těmto osobním údajům ČALD povinnost tyto po určitou dobu po zániku členství uchovávat podle závazného právního předpisu,
d) obrátit se na výkonnou radu ČALD s žádostí o nápravu, zjistí-li porušení Zákona o ochraně osobních údajů.

Poučení najdete kdykoliv také na http://www.cald.cz/osobniudaje.
 
Pokud máte jakékoliv dotazy, tak mi napište. S technickými věcmi kolem evidence to bude rychlejší na jiri.vosecek@cald.cz. A stále hledáme člověka, který by byl ochoten se na dalším vývoji evidence podílet.
Napište mi také, pokud jste spolek a máte v plánu se do Rejstříku sportu zaregistrovat - je to potřeba i pro dotační program Můj klub.
 
Míša Čakrtová
michaela.cakrtova@cald.cz